借助技术简化您的业务

无论是查看内部通信,员工管理还是IT系统,技术和组织技术都可能是帮助您简化业务的关键。 如果您还没有的话,这里有一个值得考虑的想法清单。 技术可以为企业创造奇迹。 除其他事项外,它可以自动化大部分以前由个人完成的业务流程。 这意味着技术可以将流程从无数的手动步骤减少到一个自动化步骤,或者一个人完成的一个步骤可以成为一种制衡,而不是复杂的动作。

上网
如果您已经设置了一个会计程序包来处理您的帐单,那请采取额外的步骤来使流程自动化。 查看您的会计软件是否可以自动生成发票以及用于延迟付款的电子邮件提醒。 您的会计软件(和您的银行)可以处理电子转帐,因此您不必担心迟到的电费单。

利用云计算
云计算服务和基于订阅的软件可以是一种非常经济有效的方式来管理您的团队和IT资源。 云计算提供的便捷访问和集中式数据库意味着您的员工可以在移动中访问和更新数据。 云计算还改变了在组织内部购买和使用IT资源的方式。 利用云计算,公司不必为每台PC购买完整的软件包,而是可以根据需要购买软件。 这通常是使用基于订阅的模型来完成的,您可以在购买时为使用的服务付费。 因此,在为您的企业管理和实施IT资源时,云计算可节省大量成本。

建立中央服务器
中央服务器可以充当保存所有文档的中心。 您不再需要来回传送文档以进行校对或批准,因为有了服务器,它就全部集中在一个地方,并且文件控制清晰。 这样可以为您和您的员工节省大量时间和混乱。

此外,它还减少了文件柜中成堆的纸张的需求,这可能会使您的员工花费大量时间进行组织和搜索,以及放置错放文件的风险。 无纸化不仅效率更高,而且也更加环保。

利用伙伴关系。 与本地企业的战略合作伙伴关系将帮助您摆脱困境。 但是,选择合适的合作伙伴可能会非常耗时。 首先寻找您自己的客户,供应商和供应商,以简化流程。 你们已经了解彼此在服务,产品和市场营销方面的优势,这将使您更快地采取行动以发展有效的交叉促销和赞助。

有一个友好的网站
这不用说。 在当今时代,这是必须的。 您的网站是潜在客户访问您企业的主要访问点。 不要为花哨的图形而担心,要确保访问者可以获取所需的信息。 在线常见问题解答列表可以减少客户花在打电话与基本问题上的时间,并防止沮丧的客户流连于其他地方。 您不必成为技术专家就可以建立一个好的网站。 许多网络托管公司可以以相对较少的钱提供可靠的网站,许多公司提供的工具甚至可以帮助技术恐惧症的人建立在线购买和计费服务。

直接交给消费者
当大多数消费者拥有快速的互联网连接时,您是否在花费所有时间来敲打大型零售商的门并节省电视广告? 越来越多的企业家开始直接将产品推销给消费者。 制作自己的广告并将其发布到您的网站和社交媒体渠道上,从来没有像现在这样便宜或容易。 对于可能无法在电视上做广告的小型企业来说,这是一种方式。

切换到VoIP
VoIP系统以低廉的价格提供了大量的个性化和功能。 实际上,VoIP可以比传统的小型办公室电话系统便宜40%,并且为任何小型企业提供有用的功能。

VoIP或Internet协议语音是一种电信技术,可以帮助您的企业降低成本,因为VoIP的运营成本低于传统电话公司。 由于流量通过现有的宽带连接传输,因此您无需安装新的电话线,甚至可以在办公室外工作的员工在家中安装。 另外,它成为IT部门维护的一项服务,从而减少了雇用新员工的需求。

使用VoIP,您可以以经济高效的方式享受普通商务电话线的所有好处,包括语音呼叫,会议和呼叫前转。 例如,语音邮件可以像附件一样被处理-单击,拖动,放置和传递。

召开更少的员工会议
您是否真的需要每周进行一次电子邮件更新的工作人员开会? 更少的员工会议意味着更少的交谈和更多的行动。 工人将感谢您的简洁:在一项调查中,60%的高管抱怨他们浪费在会议上的时间,74%的人怀疑他们参加的会议是有效的。

取得讯息
在面对面,通过电话,在线,目录和直接邮件销售的世界中,很容易失去品牌关注。 为简化起见,将您的业务划分为五个主要渠道(网站,目录,直接邮件,员工和客户服务),并每周有一个主要的营销信息(销售,新产品,新的合作伙伴关系等)与您交流和沟通。跟踪所有渠道的一致性。 您会看到更少的客户服务麻烦和无法理解您的沮丧员工的营业额。

巩固您的广告业务
大多数企业所有者在整个星期内都会随机邀请广告代表进行打扰。 相反,当广告客户知道他们可以与您联系时,请留出一段时间(例如星期一下午)。 每个人都可以节省时间,您将不再需要隐藏。

部署智能设备
对于在不同地点而不是在标准办公室范围内移动中运行的企业,使用智能设备可能会对企业的运行效率产生巨大影响。 为您的员工提供平板电脑等设备可以改变他们访问数据和向客户提供服务的方式。 智能设备可以直接影响您的员工生产力。 他们可以使用这种设备来改善现场数据收集,改善报告和发票,提供更好的报价甚至更好的销售推销。

做一些数据挖掘
客户如何看待您的公司? 您不再自己建立品牌; 您的客户也同样参与其中。 简单的客户评论卡或基于Web的调查表可以节省市场研究成本。

建立客户关系
客户是您业务的宝贵资源。 当客户对您的业务感到满意和满意时,他们将来可能会再次购买商品。 根据a,四分之三的消费者将在提供积极的客户体验的企业上花费比提供消极体验的企业更多的钱。 您可以使用该软件来建立积极,持久的客户关系。 客户关系管理(CRM)软件是专门为此目的设计的。 它提供了一个中心枢纽,您可以在其中管理客户的信息并通过销售渠道来培养他们。 某些CRM软件甚至可以自动化电子邮件营销和订单确认之类的任务,从而进一步简化您的业务运营。

决定外包什么
您无需再为每个饼都握拳了。 让别人承担部分负担。 将一些任务外包可以让您有时间专注于其他事情,即使这时不时打高尔夫球。 另外,您是客户,他们会更好地对待您。 也学会委派给员工。

集成软件解决方案
企业通常由几个独立的实体(或部门)组成,这些实体可以协同工作以帮助您平稳运行。 通常由销售部门组成,负责处理向客户的产品或服务销售,然后由帐单处理帐户,付款和发票,由客户服务部门处理投诉,维持服务质量和客户满意度,有些企业的业务可能更多。 利用现代技术和集成软件解决方案,这些业务元素中的每一个都可以彼此共享数据并管理集中式系统中的信息。 使用此类集成软件可以简化许多业务流程,从而更易于管理员工和客户。

工人合作
技术使工人可以在项目上进行协作,从而实现一个共同的目标。 有数十种基于云的协作应用程序,其中一些包括Trello,SharePoint,Google Docs和Microsoft Teams。 使用这些应用程序,工作人员可以共享文件,交换消息并在项目上一起工作。 而且由于协作应用程序是在线托管的,因此它们使工作人员可以从任何联网设备访问文件和项目信息。

缩短您的工作清单
待办事项清单不过是愿望清单。 待办事项清单很长,因此可以将较少的时间专注于创收想法。 相反,请专注于当天最重要的三项任务。 其余的可以等待。

更好的项目和客户管理
使用技术可以显着改善企业内的项目管理和客户管理。 为您的企业购买项目管理软件可以简化和组织处理项目的方式。 项目管理软件可以使您的员工和项目团队在一个项目上一起工作,创建里程碑和任务,以及共享与项目有关的文档和信息,所有这些都使用一个系统。 同样,客户管理软件和CRM可以提供更流畅,有效的业务运营。

创建边界
午餐后留出10分钟的时间拨出并拨打个人电话。 无论您有多忙,都要安排每天离开办公室的时间。 在燃烧一些深夜油之前,请花至少两个小时来做​​一些有趣的事情。 您的家人将感谢您。

自动化工资单
报告显示,企业在每个工资期最多花费五个小时来计算其工资单。 通过使该过程自动化,企业可以节省时间,精力和金钱,同时还可以减少人为错误的风险。 会计软件和人力资源软件通常支持工资单自动化。 根据一些研究,自动化工资单可以将与处理相关的费用降低80%,使诸如此类的软件产品成为明智的投资。

结论…
技术为您的业务提供了无数的利益。 正确的计划和评估将对简化您的业务所采取的任何行动的成功发挥重要作用。 通过合理地无偏见地查看开销并减少不必要的成本,您可能节省多少钱,您会感到惊讶。 使用技术来改进您的业务流程确实需要一些思想,计划和投资,但是鉴于可以节省时间和成本的情况,绝对值得考虑。